Jak nakládáme s tvými daty

Správcem osobních údajů je Jetlio, s.r.o., Voroněžská 2547/1, 616 00 Brno, IČO 09967231, zapsaná u Krajského soudu v Brně pod C 121887 – provozovatel platformy Tiskárník. Ve věcech osobních údajů nás zastihneš na [email protected]. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali (zákonné podmínky nejsou naplněny); agendu vede jednatel společnosti.

Role tiskárny závisí na tom, kdo ti zakázku prodává – u objednávky to vždycky vidíš:

U objednávek, kde je prodávajícím Tiskárník, vyrábí tiskárna zakázku jako náš subdodavatel a údaje k objednávce zpracovává pro nás jako zpracovatel, na základě zpracovatelské smlouvy s námi.

U objednávek, kde ti prodává přímo tiskárna, vyřizuje zakázku vlastním jménem a údajů k objednávce (kontakt, soubory, případná doručovací adresa) je samostatným správcem – předáváme jí je, aby mohla zakázku vytisknout, vydat či doručit a vyřídit reklamaci.

V obou případech tiskárna dostává jen údaje k tvé objednávce, nic víc.

Objednávka bez registrace. Kontaktní jméno, e-mail a telefon, u doručení také doručovací adresu; poznámky k objednávce; a samotné soubory k tisku. Přístup k objednávce chrání náhodný přístupový klíč v odkazu; ulož si ho, funguje jako klíč k zakázce. Právní základ: plnění smlouvy; u dokladů a reklamací plnění právních povinností.

Soubory k tisku mohou obsahovat cokoli – i citlivé dokumenty. Zacházíme s nimi podle toho: soukromé úložiště v EU, časově omezené odkazy, přístup jen pro vyřízení objednávky (vybraná tiskárna, případně její tiskárna přes naše zařízení MagicPrint). Do souborů nenahlížíme ze zvědavosti, nepoužíváme je k ničemu jinému než k zakázce a nikdy na nich nic netrénujeme.

Platby a doklady. U objednávek prodávaných Tiskárníkem zpracováváme údaje o příchozí platbě z bankovního výpisu (účet plátce, částka, variabilní symbol – kvůli spárování platby a případnému vrácení) a vystavujeme daňové doklady. Údaje o kartě nevidíme nikdy; karetní platby u pultu jdou přes terminál tiskárny. Právní základ: plnění smlouvy; účetní a daňové povinnosti.

Účet tiskárny. E-mail, jméno, telefon, fakturační údaje, bankovní účet a údaje o provozovně, které tiskárna sama zveřejňuje (kontakty, adresy, ceník); u spolupráce v režimu prodeje přes Tiskárníka také záznamy o vyúčtování a přijatých dohodách. Hesla ukládáme výhradně v podobě bezpečného otisku (hash).

Recenze. Hodnocení a text spárované s dokončenou objednávkou, zveřejněné pod jménem, které si zvolíš. Formulář je dostupný jen přes soukromý odkaz objednávky – tak ověřujeme, že recenze pochází ze skutečného nákupu.

Technické údaje. Běžné serverové záznamy (IP adresa, čas požadavku) nezbytné pro provoz a zabezpečení. Právní základ: náš oprávněný zájem na bezpečné službě; uchování krátké, v řádu týdnů.

Zprávy k objednávce. Co si píšeš s tiskárnou a s naší podporou – podrobně v samostatném oddílu níže.

Analytika jen s tvým souhlasem z cookie lišty (PostHog, servery v EU) – podrobnosti a odvolání souhlasu v zásadách cookies.

Měření reklam rovněž jen s tvým souhlasem z cookie lišty (Google Ads, Google Ireland Ltd.) – jen zda tě k objednávce přivedla naše reklama; reklamy na tebe necílíme. Google může data zpracovávat i mimo EU na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně pro rámec EU–USA. Podrobnosti v zásadách cookies.

Osobní údaje nikdy neprodáváme. Žádné rozhodování s právními účinky neděláme čistě automatizovaně.

Ke každé objednávce si můžeš s tiskárnou, která ji vyřizuje, psát ve Zprávách – na stránce objednávky, nebo odpovědí na e-mail, který tě na novou zprávu upozorní. Konverzaci může začít kdokoli z vás. Zprávy používat nemusíš; objednávka se vyřídí i bez nich.

Co zpracováváme. Text zpráv a přílohy, které pošleš (fotky JPG, PNG, WebP, HEIC a PDF do 10 MB); kdo zprávu napsal, kdy a jestli přišla z webu, nebo e-mailem; stav přečtení – do které zprávy má kdo konverzaci přečtenou a kolik zpráv na něj čeká (podle toho posíláme upozornění; druhé straně ho jako potvrzení o přečtení neukazujeme); u žádosti o zapojení podpory její čas a tvou případnou poznámku, kterou vidí jen podpora. Když odpovíš e-mailem, uložíme z něj adresu odesílatele, předmět, text, přílohy a jen ty technické hlavičky, které potřebujeme k zařazení odpovědi do konverzace a k rozpoznání automatických odpovědí a spamu (třeba Message-Id, In-Reply-To, Auto-Submitted). Citovaný text předchozích e-mailů z odpovědi odstraníme. Obsah zpráv automaticky nevyhodnocujeme (kromě filtrů spamu a automatických odpovědí u e-mailů), nepoužíváme ho k reklamě a netrénujeme na něm žádnou umělou inteligenci.

Proč a na jakém právním základě.

• Komunikace mezi tebou a tiskárnou o objednávce (soubory, termín, předání, změny) a upozornění e-mailem na nepřečtené zprávy. Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
• Zapojení podpory, když o ně požádáš tlačítkem „Zapojit podporu“. Podpora pak vidí celou historii konverzace a odpovídá do ní. Právní základ: plnění smlouvy.
• Nahlédnutí podpory do konverzace, do které ji nikdo nepřizval – jen když je to potřeba k vyřízení reklamace nebo sporu k objednávce, k prošetření nahlášeného zneužití, podvodu nebo porušení obchodních podmínek, k odstranění technické chyby, nebo k určení, výkonu či obhajobě právních nároků a ke splnění povinnosti vůči úřadům. Právní základ: náš oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) na řádném vyřízení objednávek, za které jako prodávající odpovídáme, na bezpečném provozu platformy a na ochraně právních nároků. Tvé soukromí přitom chráníme tím, že do konverzace nahlížíme jen z uvedených důvodů a v nezbytném rozsahu a že se každé takové nahlédnutí zaznamenává (kdo, kdy a do které konverzace; zaznamenává se i přihlášení podpory do účtu tiskárny při technické pomoci). Záznamy slouží ke kontrole, že se přístup nezneužívá.
• Ochrana před zneužitím: limity počtu zpráv a příloh, kontrola, že příloha je opravdu obrázek nebo PDF, odmítání spamu a automatických odpovědí a ověření, že e-mailová odpověď přišla na adresu vydanou pro danou konverzaci. Právní základ: oprávněný zájem na bezpečné službě bez spamu a podvodů.
• Zprávy mohou posloužit jako podklad při reklamaci nebo sporu k objednávce. Právní základ: oprávněný zájem na určení, výkonu a obhajobě právních nároků; u reklamací také plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).

Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžeš kdykoli vznést námitku (viz Tvá práva) – posoudíme ji a zpracování ukončíme, pokud nepřeváží závažné oprávněné důvody, typicky probíhající reklamace nebo spor.

Kdo zprávy vidí. Ty a tiskárna, která tvou objednávku vyřizuje (v roli popsané výše – u objednávek prodávaných Tiskárníkem jako náš zpracovatel). Podpora Tiskárníku, tedy pověření lidé ze společnosti Jetlio, s.r.o. – po tvé žádosti, jinak jen z důvodů uvedených výše. Upozornění na nové zprávy rozesíláme e-mailem přes Mailgun (servery v EU), který přijímá i tvé e-mailové odpovědi. Když požádáš o podporu, dostane podpora kromě e-mailu i SMS (přes BulkGate) na svůj služební telefon – obsahuje jen název služby a číslo objednávky, žádný text zpráv ani tvoje údaje. Jiné tiskárny, jiní zákazníci ani nikdo další do konverzace nevidí.

Odpovědi e-mailem. Každé upozornění má vlastní adresu pro odpověď (reply+…@mg.inkaround.com). Platí 180 dní a můžeme ji zneplatnit dřív – třeba když změníš kontaktní e-mail. Kdo tuhle adresu zná, může do konverzace napsat, proto e-mail s upozorněním nepřeposílej. Přijde-li odpověď z jiné adresy, než na kterou jsme upozornění poslali, zaznamenáme to u zprávy.

Neposílej prosím citlivé údaje. Zprávy nejsou určené pro údaje o zdraví a další zvláštní kategorie osobních údajů (čl. 9 GDPR), rodná čísla, čísla platebních karet, hesla ani přístupové kódy. Číslo karty ani heslo po tobě ve zprávě nikdy chtít nebudeme; platební údaje k převodu najdeš vždy na stránce objednávky. Pošleš-li něco takového omylem, napiš na [email protected] a postaráme se o výmaz.

Tiskárně, kterou si vybereš – údaje k objednávce (role podle toho, kdo prodává, viz výše). Dopravcům – jméno, telefon, e-mail a místo doručení, když zvolíš doručení (Zásilkovna/Packeta a dopravce tvé zásilky). Infrastruktura: Amazon Web Services (EU, Frankfurt – úložiště a servery), Cloudflare (hosting a ochrana webu). Komunikace: Mailgun od skupiny Sinch (region EU – transakční e-maily, upozornění na zprávy a příjem e-mailových odpovědí do Zpráv), BulkGate (SMS, pokud zadáš telefon, a SMS upozornění naší podpory bez obsahu zpráv). Zprávy a jejich přílohy ukládáme v databázi a soukromém úložišti AWS ve Frankfurtu. Banka – výpisy pro párování plateb u objednávek prodávaných Tiskárníkem.

Mapy a našeptávač adres (OpenFreeMap, Photon od komootu) načítá tvůj prohlížeč přímo; polohu z prohlížeče, pokud ji povolíš, zpracovává jen tvoje zařízení.

Všichni naši zpracovatelé s námi mají uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů (čl. 28 GDPR). Údaje ukládáme na serverech v EU/EHP. Amazon Web Services, Cloudflare a Mailgun ale patří do skupin se sídlem nebo pobočkami v USA a jejich technici k systémům mohou přistupovat i odtud (třeba při podpoře nebo řešení poruch). Takový přenos se opírá o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně pro rámec EU-USA pro ochranu osobních údajů (Data Privacy Framework, prováděcí rozhodnutí (EU) 2023/1795), jsou-li příjemci certifikovaní, a zároveň o standardní smluvní doložky EU (rozhodnutí (EU) 2021/914) s doplňujícími opatřeními, jako je šifrování. Kopii těchto záruk ti na požádání pošleme.

Soubory k tisku držíme po dobu vyřízení objednávky a reklamační lhůty, nejdéle 26 měsíců od uzavření objednávky; dřívější smazání si můžeš vyžádat, pokud neběží reklamace. Daňové doklady a vyúčtování archivujeme po zákonnou dobu (až 10 let). Kontaktní údaje objednávky nejdéle po dobu promlčení nároků ze smlouvy. Logy v řádu týdnů. Analytiku a měření reklam podle uděleného souhlasu.

Zprávy k objednávce (text, přílohy, stav přečtení) patří k objednávce: do konverzace jde psát od odeslání objednávky do 60 dnů po jejím uzavření (vyřízení, zrušení nebo odmítnutí), potom zůstane jen ke čtení. Uchováváme je stejně dlouho jako kontaktní údaje objednávky – nejdéle po dobu promlčení nároků ze smlouvy, protože mohou posloužit jako podklad při reklamaci nebo sporu – a pak je smažeme spolu s objednávkou. Přijaté e-mailové odpovědi v původní podobě (text, hlavičky, přílohy) mažeme nejpozději 30 dní od přijetí; v konverzaci zůstane jen výsledná zpráva a technický záznam o doručení (odesílatel, čas, výsledek zpracování). Adresy pro odpověď e-mailem vyprší po 180 dnech. Přílohy, které se nahrály, ale nikdy neodeslaly, mažeme po 24 hodinách. Záznamy o nahlédnutí podpory do konverzace uchováváme stejně dlouho jako konverzaci samotnou.

Šifrovaný přenos všude (HTTPS), soukromé úložiště s podepsanými, časově omezenými odkazy, přístupy podle rolí, šifrovaná tajemství, datová centra v EU a testované zálohy. Tiskárny se k objednávkám dostanou jen přes přihlášený účet; soubory k tisku nikdy necestují e-mailem. Přílohy zpráv otevřou jen účastníci konverzace (tiskárna přes přihlášený účet, ty přes soukromý odkaz objednávky), a to přes odkazy platné nejvýš 15 minut; e-mailové upozornění obsahuje text nových zpráv a jen názvy příloh. Zprávy se zobrazují jako prostý text – žádné skripty ani sledovací prvky.

Kdyby došlo k narušení bezpečnosti s pravděpodobným rizikem pro tvá práva, oznámíme ho Úřadu pro ochranu osobních údajů do 72 hodin a při vysokém riziku dáme bez odkladu vědět i tobě.

Kdykoli nás můžeš požádat o přístup ke svým údajům, opravu, výmaz, omezení zpracování či přenositelnost a můžeš vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Souhlas (analytika, měření reklam) odvoláš stejně snadno, jako jsi ho dal. Piš na [email protected] – odpovídáme do 30 dnů.

Pokud máš za to, že s údaji nakládáme protiprávně, můžeš podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz. Budeme ale rádi, když to nejdřív zkusíš s námi.